毫无疑问，有些日子你不会寄出四百封信，所有信都必须提供个人称呼和其他个人信息。这正是为什么您很可能不熟悉 Word 中的邮件列表功能，并且您花费数小时处理可以在几分钟内完成的事情（并且也不太容易出错）的原因。我们帮助您节省时间。
1 什么是邮件列表？
邮件列表是 Word 中的一项功能，可让您从 Excel 文档等导入数据。假设您有一个包含 25 个人数据的 Excel 文档，Word 将使用邮件功能生成包含该数据的 25 个文档。文档的其余部分使用标准信息完成，每个文档和每个字母都相同。因此您可以非常快速地生成个人信件，而您只需要做一次工作。 另请阅读：通过 12 个步骤成为真正的 Word 专家。
2 想想
这听起来有点笨拙，但放慢速度是本次研讨会中最有用的步骤之一。没有什么比把所有东西都放在投手里更烦人的了，却发现你必须调整 Excel 文档，因为你忘记了一些东西。想想你想要在 Word 文档中得到什么。为了说明，我们发送了一个婚礼邀请。首先，我们需要地址和个人称呼的姓名和地址详细信息，但我们还想为晚餐分配桌号。有 200 位客人要来，所以您可以想象这将是一项艰巨的手动工作。有了一个如此简单的邮件列表。
3 创建 Word 文档
现在您对要在文档中放入的内容（在我们的例子中是一封信）有了一个基本的想法，现在是时候实际解决了。启动 Word 并创建一个新文档，通过 文件/新建/空白文档.您也可以只选择使用模板，这对最终结果没有影响。然后创建文档或写下您要发送的信件。完成这封信，包括称呼，右上角的地址（如果适用），在我们的例子中：表格编号的分配。把以后要自动填入的数据加粗，这样以后就不会忘记了。通过完成这封信，您可以对自己有一个具体的概述，无论您是否忘记了任何事情。检查文档并让其他利益相关者（您的合作伙伴、同事等）检查以确保您没有忘记任何内容。保存文档。
4 创建 Excel 文档
然后创建 Excel 文档。当然，如果您已经在 Excel 中拥有所有名称和地址，那么您只需添加缺少的元素，这将节省大量时间。点击 文件/新建/空工作簿 创建新文档。在这种情况下，模板是不可取的，它只会造成混乱，尽可能保持简单。重要的是要知道 Excel 中的列作为主题（即姓名、地址、表号等），行作为所有数据的枚举，即，在我们的例子中，每一行都是不同的人.
5 填写Excel文档
现在您可以开始填写 Excel 文档了。在我们的例子中，我们将以下标题放在文档的第一行：名字、姓氏、地址、邮政编码、城市和表号。完成此操作后，通过单击选项卡来阻止文档中的顶行 图片 在功能区，然后 块/块顶行.这很方便；通过这种方式，您可以在向下滚动时看到正在处理长文档的列。然后你填写文档：所以在每个人的每一行上都属于标题的信息（在我们的例子中，名字，姓氏等）。如果您想通过电子邮件发送文件，还需要一个电子邮件地址。
注意正确的细胞属性
如果您只在 Excel 文档中使用要在 Word 中生成文档的文本，则不必担心单元格属性。但是，例如，如果您还想在最终文档中提及金额，则单元格属性很重要。单元格属性告诉 Excel 单元格的内容是什么。因为我们可以很容易地看到金额、日期或门牌号之间的差异，所以 Excel 不能。要准确告诉 Excel 单元格的内容代表什么，请右键单击该单元格并选择 细胞特性.在出现的窗口中，您可以在左侧选择单元格包含的内容类型，并在右侧进一步配置（例如，通过指定小数点后应显示多少个数字）。
6 邮件合并向导
您的 Word 文档正在处理中，所有地址和其他信息都已输入 Excel 文档中。 Word 可以使用 Excel 中的信息做很多事情，但是程序当然必须首先知道它涉及哪个文档以及它应该用它做什么。借助 Word 中的向导，您可以非常轻松地创建该链接。确保在 Word 中打开要插入数据的文档，然后单击 邮件 / 开始邮件合并 / 分步邮件合并向导.
7 选择 Excel 文档
现在是做出重要选择的时候了。您不必在第一步中选择任何内容，因为我们已经创建了一个文档。点击 下一个 并留下选项 使用当前文档 被选中。再次点击 下一个.离开选项 使用现有列表 被选中并单击 翻阅.现在导航到您创建的地址文件并单击 打开 并在 好的 在出现的窗口中。您现在将看到 Excel 文档中的地址出现，第一行（带有描述名称、地址等）用作标题。点击 下一个.
