无论您是出于纯粹的业务原因还是出于怀旧之情，想要保留所有传入和传出的电子邮件，将它们全部保留在活动邮箱中都不太实用。幸运的是，有备份或存档邮件的解决方案，MailStore Home 是最灵活的解决方案之一。
收件箱或发件箱中的几百条消息仍然可以管理，但是当消息数量达到数千条时，它很快就会变得混乱。您最好期待顺利的备份或归档策略。
当然，我们无法涵盖所有已知的电子邮件服务和客户端，因此我们做了一个平衡的选择：MS Outlook 和 Gmail。我们先来看看一些基本的备份工具和内置的归档功能。然后是强大的备份和归档工具 MailStore Home，它可以处理各种电子邮件客户端和服务。
01 Outlook 备份
虽然您可以手动备份 Outlook 电子邮件——您甚至可以简单地通过将电子邮件选择拖到磁盘文件夹中来完成此操作，以便它们最终保存在 .msg 文件中——但这非常费力。幸运的是，有一个工具可以自动完成整个备份过程：安全 PST 备份。付费版本的价格为 29.96 欧元，但使用免费版本您也有很长的路要走。后者的主要限制是您只能备份一个 Outlook 配置文件。
下载并安装该工具。首次启动时，程序会要求指定一个备份文件夹，然后单击 开始备份 可以按。现在将备份与您的 Outlook 配置文件关联的 pst 文件。除了电子邮件，此类备份还包含联系人和日历。
默认情况下，每小时进行一次备份。通过 选项/时间表 你可以调整这个频率或选择 手动.
如果您的原始 pst 文件遭到损坏，只需将其替换为备份副本即可。您可以通过以下方式在 Outlook 中找到正确的位置 文件/帐户设置 (2x) / 数据文件.
02 Gmail 备份
您可以通过多种方式保护 Gmail 邮件的安全。例如，您可以将服务设置为立即将所有传入邮件转发到另一个邮件服务的邮箱。或者，您使用 IFTTT 配方将消息或附件发送到 Dropbox 或 Google Drive 等云存储服务（例如，so）。使用 Spinbackup 的免费版本，您可以保护多达 4 GB 的电子邮件消息，每天备份频率和强大的 AES 加密。
一个方便的替代方案是 UpSafe。安装该工具并启动它。点击 使用 Google 登录，使用您的 Google 帐户登录并按 允许.为你准备 开始备份 按，先打开 备份选项.您可以在此处确定要包含在备份中的电子邮件。您根据以下标准执行此操作 发送日期, 从包含 和（通过选择） 传单.选项卡上提供了类似的选项 存档，但在这种情况下，备份的邮件将从您的 Gmail 帐户中删除。在选项卡上 贮存 在您的 PC 上选择一个合适的存储位置。免费注册后是选项 创建时间表 可用：一种 Windows 任务计划程序的快捷方式，可让您准确指定需要此类备份的时间和频率。
顺便说一下，UpSafe 为 MS Outlook 提供了一个类似的工具。
03 展望归档
Outlook 365/2016 本身通过邮件文件夹提供了相当基本的归档功能 档案.基本上，您只需在（例如）您的 收件箱, 按 Backspace 键和 Tab 开始 按钮 存档 推压。或者您只需将您的选择拖到存档文件夹中。通过 文件 / 实用程序 / 设置存档文件夹 您可以为此设置不同的文件夹。
要稍微自动化存档过程，请转到 文件/选项/高级.按下这里的按钮 自动存档设置 并进行所需的设置。这就是您确定频率的方式（默认 每 14 天) 和存档文件夹（一个 pst 文件）的位置在 将旧物品移至.按下按钮 将这些设置应用于所有文件夹 并确认 好的.或者您可以更有选择性：右键单击 邮件文件夹， 选择 特征 并打开标签 自动存档.选择选项 使用默认设置存档此文件夹中的项目 或者 使用以下设置存档此文件夹 如果你想偏离你的标准规则。
04 Gmail 归档
当您在收件箱中的邮件旁边检查 Gmail 时，然后点击顶部的 存档 单击，邮件选择将从您的收件箱中消失。您可以在文件夹中找到它 所有电子邮件 （如有需要，请先点击这里 更多的）。如果您想将邮件返回到您的收件箱，请再次选择它们并单击顶部的 移至收件箱.
顺便说一下，您还可以通过创建过滤器来自动进行此类归档。去 机构 并选择 过滤器和阻止的地址/创建新过滤器.填写所需条件，点击 创建过滤器 并打勾 跳过收件箱（存档） 在。确认 创建过滤器.
05 邮局首页
免费的 MailStore Home 是用于各种电子邮件程序的备份和存档目的的最灵活的解决方案之一。运行exe文件并安装该工具（通过 在这台电脑上安装) 或选择便携式版本（通过 在驱动器 X 上安装便携式版本）。后者可能很有用，例如，如果您经常希望从来自不同 PC 的邮箱中编译您的电子邮件存档。或者当您想将导入的邮箱导出（读取：迁移）到另一台设备上的邮件客户端时。
过一段时间就可以开始了。在左侧窗格中，单击 个人档案，那么结果是空的。合乎逻辑，因为你必须首先 归档电子邮件 您可以在同一窗口中使用相同名称的选项来执行此操作。
