将收据、信件和照片数字化

跟踪所有收到的收据和信件是一件苦差事。通常这一切最终都会变成一大堆。更不用说那些藏在阁楼深处的照片了。秋季大扫除的时候：把那张纸扔掉！我们将通过数字化收据、信件和照片来帮助您恢复秩序。

提示 01：要数字化什么？

在我们开始之前，您要确定要数字化的确切内容。例如，一个好的开始步骤是存储收据和发票：您希望将它们保留几年，以便您对这些物品仍然享有保修，但是将它们实际存储多年可能很困难：您很容易丢失他们。你也可以数字化你的字母。重要的信件和文件应该保留，但把所有东西都放在一大堆也不好。如果您扫描这些文件，您还可以更轻松地搜索文本。您还想将照片数字化吗？如果相册中有很多旧照片，最好将它们以数字形式保存，这样您就可以与他人共享它们并从中创建新相册。这同样适用于底片，我们也将与它们合作。数字化照片将是最多的工作。

一旦确定了要数字化的内容，首先要整理成堆的文件：整理好所有内容，然后立即扔掉不重要的文件。

提示 02：收据

使用智能手机扫描收据是最简单的方法。通过这种方式，您可以在购买后立即扫描收据，以免忘记并永久保存。有大量用于扫描收据的应用程序：Dropbox、Office Lens、Evernote、Adobe、Apple 的 Notes 应用程序等等。当然，您也可以只拍摄收据的照片，但这种扫描应用程序的优点（请参阅提示 5）是它可以将收据剪下来并显示得更好一点。收据也保存为PDF，这比jpg或png更适合文档。收据的一个重要问题是是否还需要保留原件。不幸的是，这并不总是那么清楚。商店很有可能不会大惊小怪，但商店可以做到这一点。对于没有唯一跟踪号的收据尤其如此，因为这样就无法确定您是否在那里购买了它。原则上，您不需要在纸上保留具有这种唯一序列号的收据。请与商店确认！

提示 03：信件

数字化字母最好使用扫描仪完成，因为使用智能手机您很快就会遇到易读性问题。使用扫描仪确实会花费更多的工作，但最大的优势是许多扫描仪都有 OCR 软件可用于识别文本，请参阅提示 6。如果您有一体机或单独的扫描仪，当然可以使用它。如果您还没有扫描仪并且正在寻找扫描仪，您可以看看，例如，富士通 ScanSnap。它运行速度快，体积小且便于携带，因此您可以将其放在任何地方。

许多现代扫描仪都集成了云存储服务，因此您无需电缆即可直接扫描到云端。然后，您可以同步 PC 上的文件并继续使用它们。

提示 04：照片

对于照片，数字版本的质量更为重要。您可以使用智能手机扫描照片，例如使用 Google FotoScan 应用程序，请参阅提示 5。但是，使用真正的扫描仪通常会提高设置的质量和灵活性。如果您想将底片数字化，可以使用特殊的扫描仪。您还可以查看像 FilmLab 这样的应用程序。该应用程序承诺能够将底片转换为漂亮的照片，但在撰写本文时还没有公开测试版本。

提示 05：应用程序

让我们先从智能手机开始。要数字化收据，您可以使用智能手机上的 Office Lens 应用程序。您可以在 Android 和 iOS 应用商店中找到它。安装后，打开应用程序开始并点击 允许访问 允许应用访问您的照片。还允许应用程序访问相机。之后是选择文件类型的问题：收据是最好的选择 文档.确保收据清晰可见，然后按红色按钮拍照。然后你可以修剪收据。轻按 准备好 完成后，选择文档的保存位置。这可以在本地或在 Microsoft 云（OneDrive 或 OneNote）中完成。

要通过应用程序将照片数字化，您可以使用 Google FotoScan。它适用于 Android 和 iOS。要开始使用该应用程序，只需将照片放在相机前，然后按应用程序中的扫描按钮。 FotoScan 将自动旋转、裁剪并尝试优化照片的颜色。你只需要拍一张照片，剩下的就会自动发生。您可以将照片保存在您喜欢的云存储中。

提示 06：扫描

如果您想要更好的质量，或者例如快速数字化字母，最好使用扫描仪。 OCR 对信件特别有用，这是许多扫描仪标配的软件。 Ocr 代表光学字符识别，或光学字符识别。这会将图像转换为文本。可以执行此操作的免费程序是适用于 Windows 的 FreeOCR。不幸的是，它最后一次更新是在 2015 年。您可以在这里下载 FreeOCR。安装并打开程序。点击顶部 打开 PDF 打开 PDF 或单击 打开 打开图像（例如，如果您将信件另存为 jpg 文件）。右键单击 OCR语言 在 英 然后点击 光学字符识别按钮将图像转换为文本。每个文档的结果可能会有很大差异。如果结果足够好，例如，您可以将其单独保存为扫描旁边的 txt 文件。为获得最佳结果：确保以尽可能高的分辨率进行扫描（请参阅提示 7），但请注意，可以使用大量存储空间。

提示 07：NAPS2

所有扫描仪制造商都包含用于扫描的软件。如果你不喜欢它或者你错过了它的功能，你可以看看 NAPS2。它还内置了 OCR。您可以在此处下载 NAPS2。按照向导打开文件并完成安装过程（默认设置即可）。然后通过开始菜单启动程序。要扫描，请单击扫描按钮。在以下位置输入扫描仪的名称 屏幕名称 然后点击 选择设备.从列表中选择您的设备，然后单击 好的.选择在 页面大小 在...前面 A4 并为 解析度 选择 dpi（见技巧 8）。点击 好的.然后它被扫描。然后您可以在其下放置另一页并再次打开 扫描 推压。该页面出现在概览窗口中。如果你点击 PDF, 将所有扫描的文档合并为一个 PDF 文档。您可以双击扫描的文档进行编辑，例如旋转或裁剪它。要在 NAPS2 中应用 ocr，请单击 光学字符识别.然后点击 英语 在列表中，单击复选框并单击 去下载.下载后，勾选选项 使 PDF 可通过 OCR 搜索 然后点击 好的.还要确保 OCR 语言 在 英语 站立。如果然后将文档另存为 PDF 并在 Adob​​e 中按 Ctrl+F 并搜索一个术语，则会找到 ocr 是否成功。

提示 08：Dpi

扫描分辨率以 dpi 表示：每英寸点数。这决定了分辨率，从而决定了图像的质量。 dpi 越高，质量越高，但扫描仪准备就绪所需的时间越长，扫描占用的存储空间也越大。所以：太高，你会等待很长时间，你的存储空间很快就会用完，太低，你的扫描文档是一个块方。一般来说，300 的 dpi 是信件和发票的质量和速度之间的良好平衡。对于照片，您很快就会想要 600 dpi 或更高的分辨率。您希望能够显示更大的蔬菜或非常小的照片，只需使用扫描仪的最大 dpi。

数字笔记

我们仍然在纸上做的事情是做笔记。你似乎无法摆脱它。越来越多的笔记本电脑配备了触摸屏，您可以使用数字笔在自己喜欢的应用程序（例如 OneNote 或 Evernote）中轻松记笔记。用这样的数字笔书写需要一些时间来适应。为获得最佳效果 - 如果您在市场上购买新笔记本电脑 - 选择支持 Windows Ink 的笔记本电脑，它特别适合使用数字笔。如果你真的离不开你的论文，你也可以看看 Moleskine 的 livescribe 笔记本，例如。你不会从外面说它是数字的：它只是带笔的模拟纸。然而，您可以在纸上做笔记，然后按下按钮将它们传输到平板电脑或智能手机。在那里，您可以简单地将笔记编辑为文本并进行调整。不幸的是，Moleskine 智能书写套装的价格约为 230 欧元。

技巧 09：命名

收据或信件被扫描后，您不想把它扔到文件夹中而再也找不到它。您需要在 PC 或笔记本电脑上正确组织文件。如果您将文件与您喜爱的云服务同步，您还可以通过智能手机添加和查看它们。注意云服务的安全性，在任何情况下都使用强密码并启用双因素身份验证。

逻辑文件夹结构取决于您喜欢什么。例如，对于字母，结构 年 / 月 （和可选的 / 日)，因此您将获得 2017 文件夹中的所有月份。提示：对这些月份进行编号，以便它们在您的文件夹结构中按顺序显示，如有必要，再次添加年份，以便于概览。如果您有很多文件，您将在文件夹 1 月 1 日再次获得所有日子。然后是重命名文件并将其放置在逻辑文件夹结构中的问题。重命名也是你应该注意的事情：给你的文件一个一致的名字。如果您混合使用多种名称类型，很快就会很难找到您的文件。事先考虑一下：事后更改它是一项大量工作。默认命名约定可以是 company_subject.pdf 表示字母或 purchase_date_model_number_device_type.pdf。

提示 10：文件类型

例如，在扫描软件中，您可以在保存文件时选择不同的文件类型。哪种文件格式最好取决于您的要求和能力。如果您有很多存储空间，您可以为照片选择 tiff。这保留了质量，因为 tiff 不应用压缩。信件只有一种合适的格式：PDF。 PDF 的伟大之处在于一个文档可以包含多个页面，并且该格式支持 OCR，以便于搜索文件。对于收据，您可以使用 pdf 或 jpeg 或 png 之类的格式。请注意，jpeg 使用了大量压缩，因此质量可能很差。所以总是测试你的文件是否仍然可读。

技巧 11：归档

要将您的文件存档并长期保存，最好将它们存储在多个位置以便您有备份。我们的经验表明，通过将它们刻录到 DVD 或将它们放在外部硬盘驱动器上来保存已完成的年份或季度非常有用，您仅在需要文件时才将其连接到计算机。 nas 的副本当然总是一个很好的解决方案。顺便说一下，要意识到 DVD 不会永远持续下去，外置硬盘也可能出现故障。如果你真的想确保你的数据得到很好的保存，你可以看看 M-Discs。那是一种特殊的类似 DVD 的光盘，旨在使用一千年。您确实需要一个特殊的刻录机，但是一旦刻录，您就可以在任何 DVD 阅读器中使用 M-Disc。但我们可以想象，你认为这是一件好事。您也可以选择将文件存储在云中，我们建议您安全地这样做！

提示 12：备份

如果您扫描所有文档并以数字方式存储它们，您需要确保文档被正确存储。进行备份很重要。这可以通过不同的方式来完成。最简单的方法是使用 Windows 的内置备份功能。为此你去应用程序 机构 在 Windows 10 中，然后到 更新与安全/备份.点击 添加电台 并从列表中选择一个（外部）驱动器。然后点击 更多选择.确保 备份这些文件夹 包含您的文档的文件夹介于两者之间。如果没有，请使用按钮自行添加 添加文件夹.点击 立即备份 立即备份。

技巧 13：Windows 资源管理器插件

您可能使用 Windows 资源管理器管理您的文档。不幸的是，它并没有那么强大，但是通过一些额外的软件，您可以做得更多。例如，使用文件夹图标工具，您可以在资源管理器中按颜色和类别组织文件夹以获得更好的概览。不幸的是，这个插件的成本有点高：每台计算机 10 美元（约 8.85 欧元）。 Clover 工具为您的资源管理器提供了类似 Chrome 的标签。 Seer 也很有用。在 macOS 上，如果您选择一个文件并按空格键，您可以快速预览它。使用 Seer，该功能也适用于资源管理器。这样您就可以更快地浏览所有文件。 Windows 资源管理器预览窗口效果不佳，并且总是占用大量空间。

技巧 14：XYPlorer

不幸的是，浏览器有效管理您的信件和收据的可能性非常有限。除了上一个技巧中的插件之外，您还可以查看替代品，例如 XYPlorer。使用该程序，您可以选择将文件放置在颜色类别中并标记所有文件（Windows 资源管理器只能标记某些文件格式）。您还可以创建虚拟收藏集，保存搜索结果，它可以帮助您完成重复性任务。该计划的费用为 40 美元，约合 34 欧元。另一个选项是 Directory Opus 12，它还允许您按颜色标记和分类。 Directory Opus 有一个免费版本，但功能有限。

技巧 15：PDF 和 Word

扫描的 PDF 文档可以使用现代版本的 Word 打开，之后 Word 会自动应用 OCR 并立即将其转换为扫描文档。结果的质量因文档而异。我们使用的是 Word 2016 和 2017 年 7 月的更新。打开 Word 并单击 打开其他文件 在底部。点击 翻阅 现在浏览到要转换为 Word 文件的 PDF 文档，然后单击 打开.将显示文档正在转换并且结果可能不同的消息：尤其是信件或收据中有很多图片时，结果会令人失望。点击 好的 并等待一段时间以完成转换。然后你会看到结果。理想情况下，您可以同时保存 docx 文件和 PDF 文件，以便始终拥有原始文件。

技巧 16：管理文档

如果您真的想认真对待收据尤其是信件的数字化，您可以查看文档管理系统 (DMS)。这使您可以系统地存储您的文档，为它们附加注释，并轻松地查找和分类它们。一个免费且好的 DMS 是 Mayan EDMS。首先，您需要一个带有 Docker 的服务器。 Docker 可在许多 NAS 上使用，但也可以安装在 Windows 或 macOS 上。在这里阅读如何实现这一目标。